Política de Tratamiento de Datos

1. Objeto

2. Normatividad Asociada

Este documento tiene como objeto dar a conocer la Política Integral de Protección de Datos Personales implementada por SMART GADGETS en su calidad de Responsable y/o Encargado, según sea el caso para el manejo y la efectiva protección de los datos personales suministrados por los usuarios finales, proveedores, colaboradores y en general por todas las personas que proporcionen SMART GADGETS datos personales de conformidad con la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios 1377 de 2013, 886 de 2014 y las normas que adicionen, modifiquen o deroguen y la Constitución Política de Colombia.

Adicionalmente en la presente política se dictan algunas disposiciones para salvaguardar el derecho constitucional de todas las personas de: conocer, actualizar y rectificar los datos y la información que sobre ellas se haya recogido en archivos o bases de datos, así como el derecho a la información, dejando manifiesto su poder de decisión y control sobre dicha información.

También en este documento se detallarán las diferentes políticas aplicadas a los titulares de los datos, quienes con autorización previa han autorizado a SMART
GADGETS a tratar y administrar dicha información, la cual fue suministrada con el fin de dar el trámite necesario y concerniente al desarrollo de las relaciones
comerciales que se tiene con cada uno de ellos.

Los lineamientos de la presente política aplican para todos los procesos internos
y/o externos y a las plataformas que manejan información personal de usuarios y
los diferentes canales dedicados a su atención, así como a sus trabajadores y
proveedores, que también son responsables de implementar sus propios
procedimientos en aras de dar cumplimiento de las políticas fijadas.

Artículo 15: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.

Aliados de Marca: Se entiende como terceras empresas que alcanzan acuerdos con SMART GADGETS, y utilizando su marca realizan a título de ejemplo no limitativo, las labores de marketing, ventas y atención primaria de postventa hacia los Usuarios.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Artículo 20: “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

Ley estatutaria 1581 de 2012:
“Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de datos Personales”.

Decreto 1377 de 2013:
“Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”.

Decreto 886 de 2014:
“Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la ley 1581 de 2012 relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”.

 

3. Definiciones y/o Convenciones

Aliados de Marca: Se entiende como terceras empresas que alcanzan acuerdos con SMART GADGETS, y utilizando su marca realizan a título de ejemplo no limitativo, las labores de marketing, ventas y atención primaria de postventa hacia los Usuarios.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 

Proveedor: Se entiende terceras empresas que celebran un contrato de servicios de diferente índole con SMART GADGETS
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre información y datos personales, tales como: uso, recolección, almacenamiento, divulgación, circulación o supresión de los mismos por parte de la entidad que adquiere la información.
Usuario: Se entiende la persona natural o jurídica que adquiere productos o servicios prestados por SMART GADGETS.

4. Responsable del Tratamiento

SMART GADGETS establecimiento de comercio representado por Michael Martinez López legalmente constituido, identificado con el Nit Nº. 1085.331.365- 3, actuará como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales.

En su calidad de responsable del tratamiento de los datos de las partes interesadas, ha desarrollado una serie de directrices, establecidas con el fin de hacer un buen uso y manejo seguro de los datos personales pertenecientes a:

• Usuarios finales
• Aliados comerciales
• Proveedores de servicio
• Colaboradores
• Todas aquellas personas cuya información es custodiada por nuestra organización.

5. Encargado del Tratamiento

SMART GADGETS también podrá actuar como Encargado del Tratamiento en el
evento en que por sí mismo o en asocio con otros realiza el Tratamiento de los
Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

6. Política

Comunicar a todas las personas de la organización que manejen información de datos personales de usuarios, proveedores y otras partes interesadas, sobre su  responsabilidad en el tratamiento de estos y concientizarlos sobre los principios de privacidad de acuerdo con la legislación y reglamentación pertinente.  

Informar a los colaboradores, usuarios, proveedores y otras partes interesadas que sus datos de carácter personal sólo serán utilizados cuando sea adecuado y pertinente en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido.

Cancelar los datos cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para dicha finalidad o cuando lo solicite el titular en el ejercicio de su derecho de cancelación.

7. Tratamiento de los datos personales

7.1 Responsabilidad frente a los datos personales

En consideración de lo establecido por la Ley 1581 de 2012 SMART GADGETS es considerado como el único Responsable y/o Encargado del tratamiento de la información de datos personales pertenecientes a sus usuarios, proveedores y colaboradores; por tanto SMART GADGETS es quien decide sobre el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales registrados en sus Bases de Datos al igual que la responsabilidad sobre la ejecución de las actividades de tratamiento, quien realiza dicha actividad sin mediaciones. Por lo anterior, se reserva la jurisdicción de delegar actividades del tratamiento a terceras entidades.

7.2 Finalidad del Tratamiento de los Datos Personales

El objetivo principal de registrar los Datos Personales en nuestras Bases de Datos tiene como finalidad cumplir los propósitos que a continuación se detallan:

7.2.1 Usuarios

En relación con los Usuarios que acceden a los productos o servicios prestados
por SMART GADGETS la finalidad del Tratamientos consiste en:
• Registro de Datos Personales en las plataformas web comerciales.
• Creación de carpeta virtual donde reposan las Autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales de los Usuarios.
• La gestión de la relación con los Usuarios y la prestación, facturación y cobro de los Servicios.
• Tratar los Datos Personales para gestionar cualquier solicitud de los Usuarios relacionados con los servicios prestados.
• Remitir las respuestas a las peticiones, quejas y reclamos de los Usuarios.
• Cumplir con las obligaciones legales de recolección, tratamiento y circulación de Datos Personales.

• Mejorar la atención a sus Usuarios, así como mantener el contacto con éstos, para mejorar continuamente la experiencia.
• Evaluar la calidad de los servicios prestados.
• Suministrar información a empresas o entidades estatales debidamente
autorizadas sobre Datos Personales de los Usuarios de los Servicios cuando así sea requerido por autoridad competente.
• Suministrar información financiera a las autoridades fiscales, tributarias, judiciales y a los organismos de control.
• Tratamiento de Datos Sensibles para el proceso de validación de identidad al momento de contratación de servicios, cuando así sea requerido.

Así las cosas, el Tratamiento de los Datos Personales obedece a una finalidad
legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al Titular. el Tratamiento y la finalidad de la información de las Bases de Datos de SMART GADGETS que se encuentran relacionados con la prestación del servicio, relación contractual, fines comerciales y/o publicitarios.

El Usuario entiende y acepta que SMART GADGETS podrá transmitir la información suministrada por los Usuarios a terceros determinados para dar cumplimiento a sus obligaciones contractuales, administrativas o financieras, así
como a las empresas que hagan parte de su grupo empresarial y/o Proveedores, o Aliados Comerciales, pero sin limitarse a la consulta y reporte de información ante operadores de bancos de datos de contenido crediticio y financiero; fines comerciales y publicitarios relacionados con opciones y productos ofrecidos al
público llevada a cabo por SMART GADGETS. o por terceros y comunicación con
los usuarios a través de cualquier medio electrónico, entre ellos WhatsApp.

Lo anterior se entiende aceptado por los Usuarios en el momento en que otorguen la Autorización al Tratamiento de sus Datos Personales por SMART GADGETS Debido a la prestación de Servicios objeto de esta Política, SMART GADGETS NO manipulará datos personales que estén asociados a menores de edad, según lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

7.2.2 Proveedores

En relación con los Proveedores que prestan servicios de cualquier índole a SMART GADGETS, la finalidad del Tratamientos consiste en:
• Recolectar y tratar su información y la de sus representantes o empleados con la finalidad de llevar a cabo las siguientes actividades:
• Pago de obligaciones contractuales.
• Reporte a entidades gubernamentales.
• Entrega de información a entidades gubernamentales o judiciales que la requieran.
• Soporte en procesos de auditoría externa e interna.
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato.

Para el ejercicio de los derechos derivados del tratamiento de los datos personales que suministren, los proveedores cuentan con los canales establecidos en la relación contractual.

8. Tratamiento de datos de menores de edad En su participación del debido tratamiento de datos personales SMART GADGETS NO manipulará datos personales que estén asociados a menores de edad, según lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

9. Transferencia y flujo transfronterizo de Datos Personales

SMART GADGETS únicamente transferirá Datos Personales de sus Usuarios o Proveedores a terceros si media consentimiento expreso e informado para ello, el cual será recabado individualmente para cada una de las Transferencias. No se considerará Transferencia de Datos Personales a estos efectos, los accesos a Datos Personales realizados por proveedores encargados por SMART GADGETS para asegurar la ejecución del servicio contratado.

10. Compromisos adquiridos frente a los titulares

10.1 Compromisos de SMART GADGETS como Responsable del Tratamiento

• Solicitar autorización del titular en los casos en que conforme a una disposición legal sea necesario obtener tal autorización. Informar a todos los titulares de los datos registrados en nuestras Bases de Datos sus derechos con respecto a conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con dicho titular en todo tiempo, en el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Archivar y conservar una copia de la autorización emitida por el titular. Informar al titular de los datos la finalidad de la recolección de sus datos personales.
Informar al titular de los datos sus derechos legales en referencia a lo que dicta la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Implementar controles de seguridad para restringir el acceso por personas no autorizadas a las Bases de datos tanto físicas como digitales.
Garantizar que la información sometida a Tratamiento sea conforme lo exige la ley y las políticas establecidas dentro de la organización.
Rectificar la información cuando esta no sea coherente o se encuentre incompleta.
Dar cumplimiento a lo exigido por la ley referente a la atención oportuna de las peticiones emitidas por parte de los titulares de los datos.
Dar acceso exclusivo a la información a aquellas personas que cuentan con la aprobación pertinente.
Desarrollar un manual de políticas que demuestre de una manera procedimental la responsabilidad de la organización frente a los datos personales de los titulares registrados en las Bases de Datos.
Disponer de ese manual de políticas en lugar de fácil acceso para que los usuarios puedan conocer de él.
Comunicar al titular de los datos, el uso dado sobre dicha información.
Notificar a la persona encargada del tratamiento de los datos personales cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

11.2 Compromisos de SMART GADGETS como Encargado del Tratamiento

Para las situaciones en las que SMART GADGETS actúe como Encargado del tratamiento de datos personales en nombre de un tercero (Responsable del tratamiento), cumplirá con los siguientes compromisos:

• Validar que el Responsable del tratamiento esté debidamente autorizado
para suministrar a SMART GADGETS los datos personales que tratará como Encargado.
• Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data bajo los términos de la ley.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, en este último caso siempre que proceda legal o contractualmente.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo por los canales de contacto establecidos para tal fin.
• Tramitar las consultas y los reclamos realizados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
• Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se establece en la presente política.
• Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas
por el titular, el responsable o las facultadas por la ley para dicho efecto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11.3 Compromisos por terceros
En caso de que la administración de los datos personales pase a manos de un tercero, SMART GADGETS exigirá al nuevo encargado de llevar a cabo las actividades pertinentes, la administración adecuada y oportuna de los datos del titular y la debida gestión basada en los “Compromisos adquiridos frente a los titulares” consignados en el presente procedimiento.

11.4 Deberes de SMART GADGETS cuando Tratamiento a través de un encargado

• Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros.
Trasladar la información que el usuario suministró al Encargado del tratamiento en forma veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

12. Derechos del Titular

12.1 Reconocimiento al derecho de los titulares de los datos personales

El titular de los datos tiene el derecho de:
• Conocer: El titular cuenta con todo el derecho de ingresar por medio del
canal de comunicación establecido por la organización y solicitar información
sobre los datos personales registrados en las Bases de Datos de SMART GADGETS

• Solicitar copia de autorización: El titular de los datos, tiene el derecho de solicitar copia de la autorización para tratar sus datos personales por SMART GADGETS conforme lo dicta la Ley 1581 de 2012 por cualquiera de los canales establecidos.
• Corrección, actualización o supresión: El titular podrá solicitarlo en los
términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• Anular autorización: El titular de los datos podrá anular la autorización cuando este así lo considere.
• Anular datos personales de las Bases de Datos: El titular de los datos
podrá solicitar a la organización encargada de tratar sus datos personales la anulación de sus registros si así este lo considere.
• Ser informado sobre el tratamiento que se les dé a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
El Usuario podrá ejercitar sus derechos, enviando una solicitud por correo electrónico a: smartventas0@gmail.com Recuerde indicar claramente el derecho
que desea ejercitar. 

13. Debido proceso para el tratamiento de datos personales

13.1 Atención de peticiones, consultas y reclamos

Los titulares de los datos registrados en las Bases de Datos de SMART GADGETS o sus causahabientes podrán realizar todo tipo de consulta mediante los canales de comunicación establecidos.
Una vez enviada la solicitud por el titular y recibida por el Responsable y/o Encargado, según corresponda, del tratamiento de datos del titular, la solicitud emitida se tramitará en los siguientes 10 días hábiles.
Si por algún motivo esta solicitud no se tramita y por ende no es respondida al titular en el tiempo establecido, SMART GADGETS tendrá la responsabilidad de comunicarle al titular los motivos por los cuales no se ha dado solución a su requerimiento y tendrá que pactar una nueva fecha para dar solución, la cual no podrá ser mayor a cinco días hábiles contados a partir de la fecha de vencimiento del primer trámite.
De igual forma, los titulares de los datos o sus causahabientes podrán presentar
reclamos cuando consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, y en general cuando 
consideren el incumplimiento por parte de SMART GADGETS de los deberes establecidos en la norma, suministrando siempre la siguiente información:
• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
• Medios para recibir respuesta a su solicitud.
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del
derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de
la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
• Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados desde su recibo. En la solicitud se deberá señalar la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, además de aportar los documentos que se quieran hacer valer.
Todas las áreas y en especial la de Servicio al Cliente de SMART GADGETS serán las encargadas de atender las consultas y reclamos.
Apoyados en lo preceptuado por el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, cuando la
información personal sea requerida por una entidad pública o administrativa en el ejercicio de sus funciones, la empresa estará en la obligación de entregarla sin que medie autorización del usuario.
Para el ejercicio de sus derechos los titulares de los datos cuentan con los siguientes canales de atención:
Página web www.smartgadgets.com.co
Línea de atención fija nacional: (2) 7223777
Correo electrónico: smartventas0@gmail.com 

14. Legitimidad del Habeas Data

Los titulares en representación de los registros consignados en las Bases de Datos de SMART GADGETS son los auténticos representantes de los datos que se someten a tratamiento de acuerdo a lo que dicta la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013 por tal motivo son ellos los que se encuentran legitimados para ejercer los derechos que les otorga la ley que se cita en el presente documento.

15. Seguridad de la información

SMART GADGETS desde su área de calidad gestiona todo lo referente a la calidad del servicio y del producto, al igual que la seguridad de la información. Tenemos establecidos todos lo procedimiento acordes con el fin de asegurar la calidad y el Tratamiento seguro de los Datos Personales registrados en nuestra Bases de Datos mediante procedimientos documentados que nos permiten llevar a cabo un exigente Tratamiento con relación a los Datos Personales de todas las partes interesadas de la organización (Usuarios, proveedores y colaboradores). 

16. Publicación y cambios de la presente política
La presente política estará vigente desde la fecha de su publicación en la página
web. SMART GADGETS se reserva el derecho de modificar y/o actualizar la presente Política de Privacidad como parte de su mejora continua, ya sea para adaptarla a
futuros cambios normativos, brindar una mejor calidad de servicio o comunicar
nuevas alternativas relacionadas a la presente. En caso existan modificaciones
sustanciales a esta política será informado de forma oportuna al Titular a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web:
www.smartgadgets.com.co Por esta razón, pedimos revisar de forma regular esta Política para conocer la versión más reciente.

17. Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales estarán vigentes mientras se mantenga y utilice la información para la finalidad descrita en esta política.
Una vez se cumpla esa finalidad y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información, la misma será eliminada de nuestra base
de datos.
Respecto a los datos personales de los titulares almacenados en las mismas, se
mantendrán conforme a la autorización dada para su tratamiento y además se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el titular de la información y hasta tanto no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista una obligación legal o contractual de conservarlos.

18. Datos de la Compañia

Nombre: SMART GADGETS

NIT: 1085.331.362-3

Correo Electrónico: smartventas0@gmail.com

Línea de atención fija nacional: (2) 7223777